Cet article a été écrit par Véronique Synnott consultante en gestion du temps, SOPMV et auteur du Guide d’implantation d’un système de gestion documentaire complet.
Pour commencer à améliorer la productivité de votre organisation, il suffit d’adopter la règle du 1-2-3. Mais de quoi s’agit-il au juste? Si l’expression « faire une seule chose à la fois » vous vient à l’esprit, vous êtes sur la bonne piste. Bien qu’il soit parfois difficile de ne faire qu’une seule chose à la fois, il faut retenir l’idée suivante : lorsque vous divisez votre attention, vous affectez du même coup votre niveau de concentration; et la productivité dépend largement de vos habiletés de concentration et d’organisation. Alors, quelle est précisément cette règle?
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Toujours commencer sa journée par la tâche la plus productive. Sans exception.
La tâche la plus productive est celle qui est la plus importante ce jour-là . Comment l’identifier? Il s’agit d’une tâche qui rapporte, qui est payante, qui génère une opportunité ou qui fera avancer votre projet d’affaires.
Un endroit pour chaque outil de travail, chaque document et chaque objet.
Il n’est pas rentable ou judicieux de passer son temps à chercher des documents, des factures, des coordonnées, etc. De plus, cela peut être frustrant, miner votre moral et affecter votre habileté de concentration. Il est préférable de bien s’organiser et d’opter pour des systèmes simples afin de vous libérer l’esprit et de vous concentrer sur les activités payantes. Un espace de travail bien organisé et un classement efficace peuvent vous faire gagner jusqu’à six semaines par année!
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Allouez des plages de deux heures à la réalisation de vos tâches.
Une des méthodes les plus efficaces pour améliorer la concentration est d’allouer un maximum de 2 heures à la fois à la réalisation d’une tâche donnée. Sachant que la productivité dépend de votre habileté à vous concentrer, il est sage de tenir compte de cette durée maximale dans la planification de vos journées de travail.
Vérifiez vos courriels seulement deux fois par jour.
Dans la grande majorité des cas, il n’est pas productif de continuellement vérifier ses courriels durant la journée. Les vérifier 2 fois par jour pourrait amplement suffire à vos besoins et vous aider à mieux vous concentrer sur le reste de vos tâches. De plus, si la vérification des courriels n’est pas la tâche la plus productive, il ne s’agit pas de celle par laquelle vous devriez commencer. Faites un essai : déterminez à quels moments vous allez vérifier vos courriels et au besoin informez les gens avec qui vous communiquez régulièrement de votre nouvel horaire.
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Posez-vous trois fois par jour la question suivante : suis-je productif?
En vous demandant trois fois par jour si vous êtes productif, vous vous donnez la possibilité de corriger l’orientation de votre journée et d’ajuster votre horaire en fonction des objectifs à atteindre ce jour-là .
Planifiez un maximum de trois mois à l’avance.
Les plans d’action sont des outils puissants, cependant il n’est pas utile d’élaborer des plans détaillés plus de trois mois à l’avance. En effet, les plans qui s’échelonnent sur une période de plus de trois mois doivent, le plus souvent, être révisés et modifiés. Réaliser des plans à long terme simples et des plans à court terme plus détaillés invite davantage à l’action. Quand vous créez vos plans, assurez-vous d’inclure des listes de tâches à accomplir et des verbes d’action. Et n’oubliez pas de commencer chacune de vos journées par la tâche la plus importante!
1-2-3
Enfin, l’idée qui sous-tend la règle 1-2-3 est que l’adoption de règles et de processus adaptés à vos besoins spécifiques facilite la gestion du temps et la gestion documentaire. Plus vous créerez d’empreintes (documents modèles, bases de données, processus), moins vous perdrez de temps à essayer de vous rappeler comment exécuter une tâche donnée. Quand les tâches, les responsabilités et les objectifs sont clairement définis, la confusion, un des ennemis de la productivité, est évitée et il devient possible de consacrer davantage de temps aux activités payantes.
Bon succès dans vos projets!
Pour obtenir le guide complet qui vous aidera dans la gestion du temps, vous pouvez cliquer ici : http://www.sopmv.com/produits/
