Article écrit par Bruno Fauteux, conseiller-formateur au SAJE accompagnateur d’entrepreneurs.

Lorsque les nouveaux entrepreneurs font leurs prévisions financières, les deux erreurs les plus fréquentes sont ;

  1. la surévaluation des ventes et
  2. la sous-évaluation des dépenses

C’est précisément sur ce deuxième point que nous nous pencherons aujourd’hui et qui fait partie des composantes du Tableau du modèle d’affaires. On le dit souvent, l’argent c’est le nerf de la guerre ! Prévoir ses dépenses de façon juste et prudente peut souvent faire la différence entre l’échec et la réussite !

L’un des commentaires qui revient régulièrement lorsque vient le temps d’évaluer les dépenses d’opérations quotidiennes pour les travailleurs autonomes est le suivant : « Je travaille de la maison donc, je n’ai pas de dépenses. » Il n’y a rien de plus faux.

Être en affaires, ça coute cher ! Pour avoir des clients, il faut dépenser. Voilà pourquoi un bon budget de caisse devient l’outil primordial des prévisions financières et du plan d’affaires.

Afin de bien évaluer les coûts d’opération quotidiens de notre entreprise, nous diviserons les dépenses en 3 grandes catégories

  1. Les dépenses de ventes

Pourquoi calculer ses dépenses de vente ? Parce que l’on veut savoir exactement comment cela nous a couté pour vendre. Pour les travailleurs autonomes, ceci est souvent la dépense la plus importante, car pour vendre il faut se déplacer, aller rencontrer des clients, payer des diners, aller dans des événements (foires, expositions) souvent à l’extérieur de la ville. Maintenant que vous êtes à votre compte, les frais de repas, hôtel, essence, ne sont plus payés par votre employeur, mais devront être payés à même votre argent. Vous aurez besoin d’être présent sur le web et, même si c’est votre beau-frère qui a fait votre site Web gratuitement, vous voudrez l’alimenter, y mettre des articles intéressants, des photos, acheter de la publicité (adwords). Vous voudrez avoir une image corporative forte, avoir des cartes d’affaires, des photos professionnelles, un portfolio, des échantillons. Il faut bien évaluer les coûts de tout ce matériel promotionnel.

  1. Les dépenses d’administration

Il est également important de savoir comment cela nous a couté pour « s’administrer ». La première dépense est bien entendu, votre salaire. Avant de se lancer en affaires, nous devons faire le calcul suivant, combien ai-je besoin d’argent pour subvenir à mes besoins financiers et ceux de ma famille? Avez-vous des prêts à rembourser? Est-ce que de façon réaliste, mon entreprise pourra générer autant d’argent rapidement?

Maintenant que vous travaillez de la maison, veuillez en aviser vos assureurs sans tarder, car certains refusent d’assurer les travailleurs autonomes. Vos frais d’électricité vont bondir, car maintenant vous passez vos journées à la maison à faire du lavage et écouter de la musique bien au chaud tout en travaillant sur vos 2 ordinateurs branchés sur le net. Les coûts des télécommunications sont aussi à prendre en considération, vous aurez besoin de l’internet à haute vitesse, peut-être d’une ligne de téléphone dédiée, d’un forfait interurbain, etc…

Les frais financiers doivent aussi être bien planifiés. Vous avez un forfait à 12$ par mois pour vos opérations bancaires? C’est bien, mais ce n’est sans doute pas suffisant. En regardant de plus près notre relevé bancaire, on s’aperçoit que des frais nous sont aussi chargés pour les guichets automatiques autres que ceux de notre banque, des frais pour les chèques certifiés, etc… La liste est longue.

Évaluez aussi les différentes méthodes de paiement. Vous offrez à vos clients la possibilité de vous payer avec PayPal ? Cela vous coutera entre 0,5 et 3% de frais selon votre volume de ventes annuelles. Vos clients vous paient avec une carte de crédit ? Encore une fois des frais de 2 à 3% vous seront prélevés sur le paiement. Pour ceux qui veulent ajouter paiement par carte de débit (Interac) à leur méthode de paiement, il faut prévoir le coût mensuel de location du terminal et des frais qui vous seront prélevés sur chaque transaction. Un nombre important de clients qui utilisent l’une de ces solutions peut gruger notre marge de profit de façon importante à la fin de l’année.

Pour bien vous administrer, vous aurez aussi besoin de prévoir des honoraires professionnels, que ce soit pour votre comptable qui fera votre tenue de livres ou votre rapport d’impôts, ou encore pour un avocat qui fera la rédaction de vos premiers contrats.

Vous aurez aussi besoin d’ordinateurs performants, de cartouches d’encre, de papier, etc. Et bien entendu, un des frais administratifs le plus important est le salaire que vous verserez à vos adjoints(es) ainsi qu’à vous-même.

  1. Les dépenses de production

Il est primordial de savoir combien le bien ou le service que nous avons produit nous a couté, afin de la vendre à sa juste valeur.

Combien coûte la matière première pour ceux qui produisent un bien. Pour ceux qui produisent un service, les coûts les plus importants sont souvent liés aux sous-traitants, que ce soit pour traduire nos textes ou réaliser une partie de nos contrats. L’embauche d’employés peut s’avérer une bonne solution, il faudra à ce moment bien évaluer les avantages sociaux, soit la part de l’employeur sur les salaires de l’employé. Tout bien calculé, un employé nous coûte bien plus que son salaire.

En conclusion, un bon budget détaillé devient l’outil privilégié de votre directeur de banque. Si vous lui présentez un budget de caisse dans lequel vous avez sous-évalué les dépenses, vous lui ferez la preuve que vous ne savez pas dans quoi vous vous embarquez. Il ne s’agit pas ici de surévaluer vos dépenses, mais comme pour tout bon plan d’affaires le mot d’ordre est d’être réaliste et de bien démontrer que vous êtes en contrôle de vos finances.

À cette fin, le SAJE offre aux entrepreneurs un outil de prévisions financières, soit le logiciel Prévisio. L’outil vous aide à créer vos prévisions financières sous forme d’états financiers. En plus de vous aider à calculer le coût de votre projet, le logiciel calcule pour vous, les impôts annuels, les bénéfices marginaux à payer sur les salaires, les remboursements d’emprunt ainsi que le coût des intérêts et bien plus…Puis, il vous livre le tout sous forme d’états financiers incluant, un budget de caisse, un état des résultats et un bilan. Disponible sur le site du SAJE   http://www.sajeenaffaires.org/fr/previsio.php

Bon succès!

 

 

 

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