Vous froncez les sourcils ou vous grattez la tête quand vous entendez parler de l’entreprise 2.0, , du «virage numérique ou digital », de l’infonuagique, d’un CRM? Voici un article qui vous propose de démystifier la bête du « numérique en affaires », une pieuvre aux mille tentacules de possibilités. Petite introduction pour entrepreneurs qui se veulent informés et …branchés!

L’ère de l’homo digitalis?

La démocratisation des nouvelles technologies, du Web surtout, a changé notre quotidien. Les individus qui ne possèdent pas de téléphone intelligent sont des espèces en voie de disparition. Les médias sociaux, sont utilisés par plus de sept adultes québécois sur dix (71,7 %). Le taux de croissance moyen estimé (2013-2018) du commerce électronique au Québec est estimé à 13,8 %  par an : une tendance de fond! (études CEFRIO)

Le succès fulgurant de bon nombre de startups du domaine des technologies démontre bien que les organisations tout comme les individus achètent et s’approprient ces nouvelles technologies. Qu’ils soient tantôt chefs d’entreprise, clients et employés,  les individus qui en font usage changent les comportements et les attentes de consommation.

Définir le numérique…

Pour faire court, disons que  l’adjectif « numérique » fait référence au codage informatique du Web. C’est un raccourci emprunté pour désigner les technologies de l’information et des communications et les  nouveaux modèles de production, de diffusion et de réception du savoir en général qu’elles engendrent. Ces technologies, dans le contexte des entreprises, peuvent être groupés en 4 piliers. (selon principales tendances observées au sein des pays de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE))

 

 

La mobilité ou le « nomadisme numérique » consiste à utiliser des technologies électroniques sans-fil pour utiliser des informations numériques ou communiquer par la téléphonie mobile ou par Internet quel que soit l’endroit où l’on se trouve.

L’infoanugique (cloud en anglais)  permet aux personnes et aux entreprises d’utiliser les logiciels et le matériel gérés par des tierces parties à partir de lieux éloignés. L’infonuagique donne accès à un bassin commun de ressources, y compris de l’espace de stockage de données, des réseaux, des centres de traitement et des applications spécialisées.

Les mégadonnées (big data) sont des données structurées ou non dont le très grand volume requiert des outils d’analyse adaptés. Par exemple : les données administratives (dossiers bancaires, dossiers fiscaux, registres) les données transactionnelles (p. ex, transactions en ligne) les données comportementales (p. ex. recherches en ligne, consultations de page Web) etc.

Les médias sociaux dans le contexte du milieu des affaires sont les plateformes applicatives (Facebook, LinkedIn, Instagram, Pinterest ou autre) jointes par des membres (employés d’une entreprise, ses clients, ses actionnaires ou ses partenaires) qui forment une même communauté d’intérêt avec des degrés variables d’engagement et d’interaction.

À titre d’exemple voici des outils numériques de gestion selon les fonctions dans une entreprise :

Ces outils de gestion facilitent, en dématérialisant et en  automatisant, en quelque sorte des processus internes ou externes qui seraient sinon exécutés « à la mitaine ». Plusieurs de ces applications sont complémentaires et peuvent communiquer entre elles pour un maximum d’efficacité. Une plateforme de commerce en ligne peut, par exemple, être connectée avec votre logiciel comptable qui enregistre automatiquement les ventes et modifie en conséquence votre outil de gestion d’inventaire.

Bien entendu, l’intégration de ces technologies demande un  investissement minimal au sein d’une entreprise. Voyons deux brefs exemples de chef d’entreprise passés par le SAJE qui ont intégré des outils du genre.

Parce qu’on innove…

Marc-André Mailhot a fondé Maillon Vert, une boîte de consultation instigatrice d’un programme pour pharmacies éco-responsables.

Pour gérer les projets de consultation en cours, les employés utilisent l’interface Asana. « Asana gère notre accompagnement des pharmacies avec une uniformisation, une systématisation de nos actions, que ce soit la gestion des conseils, des courriels par exemple. Cela nous assure une qualité uniforme dans nos interventions. »

Marc-André recommande aux entrepreneurs qui voudraient intégrer un outil de gestion de projets d’avoir  en place des processus assez définis, ce afin de mieux choisir l’outil approprié. « Chaque interface a des forces et faiblesses : si vous connaissez bien vos processus et donc, vos besoins, vous pourrez choisir le meilleur outil pour vous,  celui qui sera en complémentarité également avec les autres outils déjà en place.»

Marc-André s’est d’abord formé à l’utilisation dudit logiciel pour ensuite transmettre le savoir à ces employés. Il a dû faire un suivi serré dans les débuts pour que chacun d’entre eux prenne systématiquement les meilleures habitudes d’utilisation.

« La gestion du changement s’avère heureusement plus facile dans les petites entreprises. De notre côté, intégrer ce genre d’outil va de pair avec notre culture d’entreprise. Maillon Vert fait dans l’innovation et dans le conseil, celui-ci exigeant de faire preuve de rigueur. Nos outils doivent refléter ce que nous sommes! »

Centraliser les fonctions

Chez Spiritours, agence spécialisée  en voyages de ressourcement, un seul même logiciel sert de base de données, de gestionnaire de relation clients et de relation avec les fournisseurs ainsi que de logiciel comptable. Il s’adresse spécifiquement aux entreprises en tourisme.

« Au tout départ,  la comptabilité se faisait à l’externe », mentionne Anne Godbout,  directrice de Spiritours. « C’était une crainte pour moi de rapatrier la gestion comptable à l’interne. Mais, avec les formations incluses à l’achat du logiciel et disons le, l’apprentissage « sur le vif » , ce fut mission accomplie en peu de temps et de façon efficace.

Un conseiller du SAJE m’a également poussée, il y a quelques années déjà, à utiliser les médias sociaux, un blogue et des infolettres et à les mettre en réseau pour qu’ils s’alimentent mutuellement. Cela maximise mes opérations marketing.  Nous pouvons par exemple mesurer la popularité de nos voyages avec les statistiques générées et ensuite lancer, en peu de clics,  des promotions très ciblées! »

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Le SAJE vient de mettre sur pied le programme Succès-Numérique qui informe, inspire et forme les entrepreneurs aux avantages des outils technologiques de gestion. Conférences, fiches informatives et outils et formations seront lancées sous peu. Pour être informés, abonnez-vous à notre infolettre, si ce n’est pas déjà fait!

Notre prochaine conférence de sensibilisation intitulée  Les technologies numériques : une opportunité pour mon entreprise? a lieu le vendredi 16 juin prochain. C’est gratuit! Réservez en cliquant ici.

 

 

 

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