Dominique Picard, consultante en affaires électroniques et co-fondatrice de Quantic Conseil

Pourquoi devriez-vous (ou ne pas) utiliser un outil de gestion de projet?

Respecter une date de tombée, coordonner les activités des intervenants, faciliter la transmission de l’information au sein d’une équipe, ne rien oublier, gérer la capacité de production d’une équipe : voilà des exemples de ce qu’un outil de gestion de projet peut vous apporter.

Asana, Basecamp, Trello, Nutcache, Liquid Planner, Microsoft Project, Zoho Projects sont des exemples d’outils. Il y en a bien d’autres. La plupart existent en version gratuite et on peut ensuite aller plus loin avec la version payante. Avant de faire son choix, il faut s’assurer de bien connaître les objectifs d’affaires qui motivent notre besoin d’utiliser un outil de gestion de projet. Parfois, il est possible que la meilleure solution soit de NE PAS en utiliser un!

Une règle est fondamentale dans l’implémentation réussie de tout nouvel outil : elle doit faciliter la vie des gens qui l’utilisent. Par exemple, certains outils demandent de changer manuellement les dates auxquelles vous prévoyez vous attaquer aux tâches de votre projet. Si, dans votre entreprise, de nouveaux projets s’ajoutent et que d’autres sont repoussés constamment et que le volume de projets est grand, cela pourrait vous demander de nombreuses heures à faire ces modifications! Quelle perte de temps, alors que l’objectif était d’en gagner! À la première occasion, la mise à jour des dates sera délaissée pour la production (et c’est la chose à faire).

Donc, en plus de prendre en compte vos besoins à vous, 1) discutez avec les utilisateurs finaux de l’outil de gestion de projet : chargé de projet, les collaborateurs externes et internes, les sous-traitants et sans oublier les clients.

2) Notez les besoins de chacun et faites des tests.

3)Créez-vous un compte d’essai sur les trois ou quatre outils qui vous semblent les plus appropriés et créez un projet type. Essayez-le pendant quelques jours et voyez si cela convient.

4)Ensuite, vous pourriez faire un test « en production » dans le cadre d’un vrai projet pendant une courte période (une ou deux semaines). Si vous êtes satisfaits, vous pourrez terminer l’implantation avec tous les projets.

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